JOB ANALISYS , JOB DESCRIPTION , JOB SPESIFICATION

Untuk dapat menyusun rencana kebutuhan SDM yang:

• tepat
• komprehensif
• adaptif
• prediktif

Diperlukan analisis pekerjaan/jabatan. Dapat dihindari adanya inefisiensi dalam bentuk produktifitas pegawai yang rendah, tingkat kemangkiran yang tinggi, konflik kepentingan yang berkepanjangan, dan lain sebagainya (bekerja pada bidang pekerjaan yg tdk disenangi menjadi penyebab usaha timbulnya tekanan kejiwaan/stress). +/- 1/3 waktu dari hidup manusia juga ada ditempat kerja.

1. Analisis jabatan/pekerjaan adalah proses menghimpun,mengolah dan menjabarkan informasi setiap pekerjaan/jabatan yg ada dan perlu ada guna menjalankan tugas pokok dlm rangka mencapai tujuan organisasi.
2. Analisis pekerjaan/jabatan adalah proses menghimpun dan mempelajari informasi mengenai setiap pekerjaan/jabatan yg berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya berkenaan dgn tugas-tugas dan jenis pekerjaan yg berguna utk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan (Hadari Nawawi,1997:104).

Konsep-konsep dasar :

• Pekerjaan
• Posisi
• Tugas
• Tanggung jawab
• Kompetensi
• Uraian pekerjaan
• Standar kinerja
• Spesifikasi pekerjaan

Proses Analisis Pekerjaan :

• Perencanaan
  • apa sasaran analisis pekerjaan
  • bagaimana dukungan manajemen
• Persiapan
  • identifikasi pekerjaan yg akan dianalisis
  • identifikasi metode yg digunakan
  • mengkaji dokumen yg diperlukan
  • mengkomunikasikan kepada karyawan
• Pengumpulan,pengkajian, dan penyusunan data
• Pengembangan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
  • pengkajian uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan manajer dan karyawan
  • mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi
  • finalisasi
• Pemutakhiran uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
  • mengkaji ulang uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
  • memutakhirkan up dan sp sesuai perkembangan organisasi

Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan :

• Observasi
• Wawancara
• Catatan harian
• Kuesioner

Job Description / Uraian Pekerjaan

H.Malayu S.P. Hasibuan : informasi tertulis yang manguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Robert L. Mathis & John H.Jackson : Identifikasi tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan.
B. Siswanto Sastrohadiwiryo : Rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan.
Uraian pekerjaan lebih menekankan tugas dan tanggung jawab karyawan sehingga lebih banyak berhubungan dengan pekerjaan daripada unsur manusianya/karyawan. Uraian pekerjaan merupakan pedoman, petunjuk, dan arah tindakan bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan adanya uraian pekerjaan, karyawan diharapkan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif dan efisien menuju profesionalisme dan produktivitas.
Tantangan bagi M. SDM untuk membuat uraian pekerjaan secara cermat dan tepat, karena ketidakcermatan dalam pembuatan uraian pekerjaan akan memberikan dampak yang merugikan perusahaan, khususnya timbul kemandekan (stagnasi) pekerjaan dan menghambat output produksi.
Menurut Dale Yoder, uraian pekerjaan itu dapat dipergunakan untuk :

• Memberikan pedoman dlm pencarian calon pegawai dan penyaringan.
• Memberikan dasar untuk program-program latihan.
• Memberikan garis besar mengenai kesempatan kerja.
• Mengadakan penyederhanaan kerja.
• Penilaian jabatan dlm administrasi upah dan gaji.
• Membantu memperbaiki semangat kerja pegawai.
• Program-program keselamatan kerja, dll.

Job Specification / Spesifikasi Pekerjaan (Persyaratan Jabatan)

Job Specification / Spesifikasi Pekerjaan Terdiri atas:

• Job requirements
• Job qualifications
• Minimun hiring requirements

Pengertian spesifikasi pekerjaan :

• Robert L. Mathis & John H. Jackson : Menyebutkan pengetahuan,keterampilan,dan kemampuan individu yg diperlukan utk melakukan pekerjaan dengan memuaskan.
• H. Malayu S.P. Hasibuan : Uraian persyaratan kualitas minimum orang yg bisa diterima agar dpt menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
• Edwin B. Flippo : Suatu pernyataan atau keterangan tentang syarat-syarat minimum manusia yg layak yg perlu utk melaksanakan suatu jabatan dengan sebaik-baiknya.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

• Tingkat pendidikan pekerja
• Jenis kelamin pekerja
• Keadaan fisik pekerja
• Pengetahuan dan kecakapan pekerja
• Batas umur pekerja
• Nikah atau belum
• Minat pekerja
• Emosi dan temperamen pekerja
• Pengalaman pekerja

Contoh spesifikasi pekerjaan :

1. Nama jabatan : Sales Customer Service
   Departemen : Pemasaran
   Lokasi : Kantor pusat, jakarta
   Pengawas : General Manager Marketing
   Kode jabatan : NA-101
   Tanggal : 16 November 2007
   Disetujui oleh : General Manajer Ir. Antonius Hasoloan
   Distributor : Rumondang Simanjuntak
2. Faktor-faktor keahlian
   Pendidikan : Diperlukan lulusan Diploma 3 semua
   jurusan
   Pengalaman : Tidak diutamakan, karena akan diberikan training dan pelatihan-pelatihan lainnya
   Komunikasi : Keahlian dlm berbicara dan berkomunikasi sangat penting utk melakukan pekerjaan yang menangani konsumen
3. Faktor-faktor Sumber Daya
   Tuntutan mental : Inisiatif, kreatif, supel, dan kecerdasan, merupakan hal wajib karena mereka harus berhadapan langsung dengan konsumen
4. Kondisi kerja : Pekerjaan sebagian besar berada dan dilakukan didalam kantor

SPESIFIKASI PEKERJAAN BANYAK DIPERGUNAKAN SEBAGAI DASAR UNTUK PENCARIAN CALON PEGAWAI, PENEMPATAN, PEMINDAHAN, DAN KENAIKAN JABATAN.

---